现代社会是一个地球村，公民在各国之间自由流动成了常态。尤其是，公司的股东出国流动的可能性更大。如果，公司董事会依据公司章程或公司法召开股东会议，按常规方法通知股东，如何有效送达成了一个现实问题。此时，当有些股东身在国外时，电子送达是一个十分有效的方法。可是，电子送达方式通知股东召开股东大会，站在证据效力角度，如果事先约定不充分，则送达的合法性又会成问题。——解决此类问题有效办法，就是直接在公司章程里约定董事会向股东送达通知的相关规则。

咨询事例

咨询者：“律师，我们几位朋友在商议起草公司章程，可是碰到一个问题，就是我们的股东中有两位时常旅居国外，如果按常规方法向其送达公司通知，会有及时送达的困难。有人说可以想办法约定通知送达规则在公司章程里。请问确实是这么回事吗？如果，可以约定，您有什么指导意见？”

律师：“在公司章程里约定通知送达规则，这是肯定可以的。我们通常的实务指导方法是：在公司章程里专条约定公司通知送达规则，暨公司通知送达生效规则。一般约定两类送方式：常规的送达方式是由股东书面指定联系地址与收件人；另一类由股东书面指定电子邮箱，或者还包括即时聊天工具送达方式。其中，我们推荐使用邮件送达方面，因为邮件送方式，当附件容量很小时，可以长期保存，证据效力强。”

律师评析

《公司法》第四十一条规定：“召开股东会会议，应当于会议召开十五日前通知全体股东；但是，公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。股东会应当对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的股东应当在会议记录上签名。”

公司法对于召开股东会议，当公司章程没有约定时，需要提前十五天通知股东。而现代商业竞争中，当公司面对重要的商业决策时，十五天的通知时间有些过长。如果，公司章程里没有约定通知送达规则时，通知的送达时间至少要十五天，会影响到及时决策。基于此，许多有经验的律师在指导公司制订或修订公司章程里，一般会在公司章程里增订公司通知送达股东的条款，一般约定通知提前送达时间为不少于五天，以电子邮件送达为主要送方式。送达方式也不宜短于五天，如果这个时间太短，当有股东主张自己在国外时，三两天难以回国参加股东会议，这在情理上会有问题。

综上，公司法务实践中出现股东矛盾是十分常见的现象，需要召开股东会时书面通知无法送达，股东会难以召开，严重影响公司的正常治理。为此，建议公司章程里规定通过邮件送达通知为主，短信、微信为辅等线上方式发送各类公司通知条款，这是提高公司治理效率，减少股东间纷争的有效手段。

湖南朝晖律师事务所 吴跃飞律师  吴宏飞律师  肖标晖律师 2020.07.02