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章程制订定小细节“约定送达方式”,可以减少公司很多麻烦

作者:吴跃飞律师

2020-07-03   541次
 章程制订定小细节“约定送达方式”,可以减少公司很多麻烦

 

现代社会是一个地球村,公民在各国之间自由流动成了常态。尤其是,公司的股东出国流动的可能性更大。如果,公司董事会依据公司章程或公司法召开股东会议,按常规方法通知股东,如何有效送达成了一个现实问题。此时,当有些股东身在国外时,电子送达是一个十分有效的方法。可是,电子送达方式通知股东召开股东大会,站在证据效力角度,如果事先约定不充分,则送达的合法性又会成问题。——解决此类问题有效办法,就是直接在公司章程里约定董事会向股东送达通知的相关规则。

 

咨询事例

 

咨询者:“律师,我们几位朋友在商议起草公司章程,可是碰到一个问题,就是我们的股东中有两位时常旅居国外,如果按常规方法向其送达公司通知,会有及时送达的困难。有人说可以想办法约定通知送达规则在公司章程里。请问确实是这么回事吗?如果,可以约定,您有什么指导意见?”

 

律师:“在公司章程里约定通知送达规则,这是肯定可以的。我们通常的实务指导方法是:在公司章程里专条约定公司通知送达规则,暨公司通知送达生效规则。一般约定两类送方式:常规的送达方式是由股东书面指定联系地址与收件人;另一类由股东书面指定电子邮箱,或者还包括即时聊天工具送达方式。其中,我们推荐使用邮件送达方面,因为邮件送方式,当附件容量很小时,可以长期保存,证据效力强。”

 

律师评析

 

《公司法》第四十一条规定:“召开股东会会议,应当于会议召开十五日前通知全体股东;但是,公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。股东会应当对所议事项的决定作成会议记录,出席会议的股东应当在会议记录上签名。”

 

公司法对于召开股东会议,当公司章程没有约定时,需要提前十五天通知股东。而现代商业竞争中,当公司面对重要的商业决策时,十五天的通知时间有些过长。如果,公司章程里没有约定通知送达规则时,通知的送达时间至少要十五天,会影响到及时决策。基于此,许多有经验的律师在指导公司制订或修订公司章程里,一般会在公司章程里增订公司通知送达股东的条款,一般约定通知提前送达时间为不少于五天,以电子邮件送达为主要送方式。送达方式也不宜短于五天,如果这个时间太短,当有股东主张自己在国外时,三两天难以回国参加股东会议,这在情理上会有问题。

 

综上,公司法务实践中出现股东矛盾是十分常见的现象,需要召开股东会时书面通知无法送达,股东会难以召开,严重影响公司的正常治理。为此,建议公司章程里规定通过邮件送达通知为主,短信、微信为辅等线上方式发送各类公司通知条款,这是提高公司治理效率,减少股东间纷争的有效手段。

 

湖南朝晖律师事务所 吴跃飞律师  吴宏飞律师  肖标晖律师 2020.07.02